Organizace, plán - ano nebo ne?

Někteří jsou zastánci toho neplánovat vůbec a někteří bez plánu nejsou schopni pracovat. Proto nelze na 100 % říci, zda plánovat ano či ne. Hodně záleží na tom, jaký jste typ osobnosti, protože pro lidi, co raději poslouchají bude tabulka s plánem nutné zlo a lidé, kteří ...

Běžně se plány používají pro tyto činnosti ve společnosti:
• plány pro řízení projektu,
• plány pro nákup a prodej,
• plány náborového procesu do společnosti,
• plány finanční,
• plány logistické,
• plány rozložení pro rozložení týmu a jednotlivých zakázek,
• plán výroby,
• osobní plány,
• plány na jednotlivé fáze projektu či prováděné činnosti,
• plány časové,
• plány cestovní,
• obchodní plány,
• plány rozvoje, výzkumu, vývoje apod.

Plánování je hodně rozšířené v korporátní světě a na základě nich většinou vedení určuje své dlouhodobé strategické cíle. Z časového hlediska se můžeme pohybovat v krátkodobých, střednědobých i dlouhodobých horizontech. Plán většinou odráží strategii projektu nebo činnosti a určuje cíl, kterým se má projekt odvíjet. Plán může mít dobrý efekt pro tým, jelikož právě díky plánu celý tým drží stejnou vizi a postupuje podle jednotlivých a dílčích kroků.

Parametry, které by měly být brány v úvahu při tvorbě plánu:
• k čemu bude plán sloužit a k čemu bude využit (celková strategie, dílčí plán, jednotlivé cíle);
• načasování celého plánu, tak i jeho jednotlivých kroků;
• stanovení postupu, jak se bude plnění plánu kontrolovat;
• možnost vyjádřit se k plánu, být otevřen i připomínkách a ochotě tyto zapracovat,
• v případě zjištění nefunkčnosti nějakého dílčího bodu v plánu, nebát se jej upravit či změnit.

Plán může být také zdrojem inspirace a motivace, mohou být na dílčí kroky navázány dílčí hodnocení s benefity, které to přinese. Může být také zdrojem nových nápadů, efektivního a kreativního plnění, může sloužit k nalezení nových cest. Na druhou stranu, ale může být i zdrojem demotivace, negativnímu přístupu k práci, která může vyústit až v nechuť nebo také může působit neshody v týmu, pokud plán nebude vyvážený. Proto při tvoření plánu je nutné brát v úvahu i okolní prostřední, pracovní prostředí, pracovní a osobní vztahy mezi lidmi.

Rizika skrytá v plánování:
- Chybně stanovený cíl či strategie
- Nevhodně stanovený časový horizont
- Nejasné stanovení dílčích kroků či extrémně složitý plán
- Nevhodně zvolená forma plánu
- Nejasná komunikace vztahující se k plnění plánu

Někdy při plánování méně je více. Protože příliš strukturovaný plán může způsobit to, že celý projekt bude působit zmatečně a málokdo z týmu se bude orientovat v dílčích krocích. Takže mnohdy nemusí být plán ani detailně připravený, k tomu, aby posloužil svému účelu. Právě velká detailnost plánu může způsobovat otázky, chyby v plnění plánu, dezorientaci, ale také špatné plnění dílčích kroků.

Sledování dílčích kroků
Spousta činností je spojena s nějakým druhem plánu. Většina plánů má pak stanoveny jednotlivé dílčí kroky, které se postupně sledují a případně upravují. Všechny dílčí kroky by měly být v souladu s cílem celého plánu, mohlo by se stát, že nějaký dílčí krok by se odchýlil a mohl by znamenat zastavení, zablokování nebo znemožnění uskutečnit další dílčí kroky, což by pak na sebe mohlo navázat zpoždění v čase a neplnění termínů. V průběhu zpracování a sledování dílčích kroků, ale může nastat také opačná situace, že někdo z týmu nalezne efektivnější způsob na zvládnutí projektu a v tomto případě by měla mít možnost, jak celý plán upravit a zpracovat projekt rychleji a efektivněji.

Možné stanovení postupu pro dílčí kroky plánu a jejich sledování:
• v rámci celého plánu vytyčení jednotlivých dílčích kroků projektu,
• určení rolí jednotlivých členů týmu a jejich zodpovědnost,
• určení kompetentní osoby na monitoring, revizi dílčích plánů nejenom v souvislosti s plněním plánu, ale také se sledování vytížení jednotlivých členů týmu,
• nastavení komunikace pro plnění plánu,
• stanovení člena týmu, nadřízeného, personalistu, …, kam se může tým obrátit v případě konfliktu, nefunkčnosti některé části plánu, ale také v případě potřeby změn členů týmu nebo potřeby rozšíření týmu,
• nastavení zpětné vazby a hodnocení jednotlivých dílčí části plánu a následně plánu jako celku.

Velmi uvážlivě by se mělo přistoupit k plánování služebních cest jednotlivých členů týmu, jelikož existují činnosti, které jsou spojeny s častými služebními cestami. Pokud se to týká celého týmu, měla by být vhodně komunikována vytíženost jednotlivých členů týmu na služebních cestách. Pokud je totiž plán služebních cest dostupný všem, může se stát, že členové s větším počtem služebních cest budou nespokojeni se svým vytížení oproti kolegům, kteří cestují méně. V tomto případě by toto mělo být komunikováno a případně by měly být stanoveny i benefity či výhody pro členy týmu, kteří jsou služebními cestami více vytížení. V případě náborového procesu by mělo být toto otevřeně komunikováno s potenciálním uchazečem, aby pak tento nebyl zaskočen množstvím služebních cest.

Oblíbenost plánů a plánování
Plány zaujímají v našich pracovních činnostech, ale i v osobních věcech a situacích. Nelze jednoznačně určit, zda jsou plány oblíbené či spíše neoblíbené. Spíš by se to dalo plánování rozdělit na dílčí oblasti, ať už korporátní sféru, podnikatelskou sféru či pak osobní plánování.

V korporátní sféře jsou plány velmi hojně využívány jak prostředek ke sledování svých cílů a jejich plnění. Výsledek celého plánu je závislý také na lidech, kteří plán zpracovávají, není závislý pouze od členů týmu, kteří budou dílčí kroky zpracovávat. O oblíbenosti plánů v korporátní sféře by se dalo polemizovat dlouhé hodiny. Nicméně zde by měla být vždy zvážena vhodnost plánu a měl by s tím být spojen i výsledek, kterého má být dosaženo. I v korporátní sféře se nyní začínají objevovat uvolněnější trendy a nové způsoby cest, jak zpracovat projekt, tak aby byli členové týmu efektivní a spokojení v tom, co činí, ale také zmírnění striktně zavedených postupů a plánů, které v některých případech byly až příliš svazující.

V podnikatelské sféře je k plánům přistupováno kreativněji a někteří je nevyužívají vůbec a jiní často. Zde už je to hodně o individualitě daného člověka/podnikatele, a tom, co jemu konkrétně vyhovuje. Někomu postačí osnova, stanovení dílčích kroků a někdo potřebuje detailní plán každého kroku. Zde je také možná obtížnější kontrola, pokud podnikatel nad sebou nikoho dalšího, kdo by celý projekt monitoroval nemá. Chce to potom velkou dávku uvědomění a upřímnosti přiznat si možné úspěchy i neúspěchy, být otevřený ke změnám.

Ve srovnání s korporátní sférou by se mohlo zdát, že v podnikatelské sféře je plánování jednodušší. Nicméně výsledek není jednoznačný, jelikož korporátní sféra má mnohdy celé oddělení, které se zbývá plánování a v podnikatelské sféře si člověk/podnikatel tvoří vše sám. Na druhou stranu někdy ani celé plánovací oddělení se nedokáže odpoutat od zajetých postupů a směrnic, kdežto v podnikatelské sféře je plánování mnohdy spojeno s větší kreativitou.

Article is part of a serial Práce versus podnikání - činnorodost
Related Articles:
První reklamace
Vysvětlovat anebo nevysvětlovat
Jsme online, hurá i fuj
Mlčeti zlato
Žraloci na cestě
... other articles in the series

---